CRM Kurulumu ve Yönetimi

CRM’in işe yaraması aracın değil kurulumun işi

Piyasadaki CRM araçlarının çoğu benzer işleri yapıyor. Kurulumların büyük bölümü ise aynı yerde tıkanıyor. Sisteme şirketin gerçek satış süreci değil, yazılımın varsayılan şablonu kuruluyor. Ekip kendi işini o ekranlarda tanımıyor, bir süre sonra kayıtları girmeyi bırakıyor ve herkes eski tablosuna dönüyor.

Bu yüzden çalışmaya araç seçerek değil süreci yazarak başlıyoruz. Müşteri adayı nereden geliyor, ilk teması kim yapıyor, hangi adımda teklif çıkıyor, hangi durumda kayıt kapanıyor. Aşamalar bu cevaplardan çıkınca ekip kendi işini ekranda tanıyor ve kayıt girmek ek bir yük gibi görünmüyor.

Az alan, çok kullanılan sistem demek

Kurulumlarda en sık yapılan hata her ihtimali karşılayacak kadar çok alan açmak. Otuz alanlı bir kayıt formunda beşi doldurulur, kalanı boş kalır ve o boş alanlara dayanan her rapor güvenilmez hale gelir. Az sayıda ama gerçekten kullanılan alan, çok sayıda yarım alandan daha iyi bilgi verir.

Veri girişinin bir bölümünü de insandan almaya çalışıyoruz. Formdan gelen kayıtların, reklam formlarının ve web sitesi taleplerinin doğrudan sisteme düşmesi hem hatayı hem direnci azaltıyor.

Kurulum bittiğinde iş bitmez

Bir CRM’in değeri, içindeki verinin güncel kalmasıyla ortaya çıkıyor. İlk haftalarda kullanımı izlemek, boş kalan alanları görmek ve süreç değiştikçe aşamaları güncellemek kurulumun devamı sayılıyor. Altındaki sayfalarda araç bazlı kurulumları, veri temizliğini, raporlamayı ve ekip eğitimini ayrı ayrı anlatıyoruz.

Sahiplik konusunu da baştan netleştiriyoruz. Hesaplar sizin adınıza açılıyor, veriler sizin hesabınızda duruyor ve dışa aktarma hakkı her zaman sizde kalıyor. Sistemin içinde kimin hangi değişikliği yapabileceğini de yazıyoruz, çünkü herkesin alan açabildiği bir kurulum birkaç ay içinde yeniden dağılıyor. Bir CRM’i ayakta tutan şey özellik sayısı değil, üzerinde anlaşılmış birkaç basit kural.