HubSpot CRM Kurulumu

Yaşam döngüsü aşaması ile anlaşma hattı aynı şey değil

HubSpot kurulumlarında raporları en çok bozan karışıklık bu. Yaşam döngüsü aşaması kişi ve şirket üzerinde duruyor, o kaydın şirketle ilişkisinin genel durumunu anlatıyor. Anlaşma hattındaki aşamalar ise tek bir satış fırsatının ilerleyişini gösteriyor. İkisi aynı anlamda kullanıldığında bir kişi müşteri sayılırken yeni bir fırsatı açık kalıyor ve sayılar tutmuyor.

Kurulumda bu ikisini ayrı ayrı tanımlıyoruz. Yaşam döngüsünün hangi olayla ilerleyeceği, geriye alınıp alınmayacağı ve hangi işlemin onu otomatik değiştireceği yazılıyor. Otomatik ilerletmeler dikkatli kuruluyor, çünkü form dolduran herkesi ileri taşıyan bir kural bir süre sonra bütün veritabanını aynı aşamada topluyor.

Anlaşma hattı tarafında her aşamanın çıkış koşulu yazılıyor. Birbirinden gerçekten farklı satış süreçleri varsa ayrı hatlar kuruluyor; hepsini tek hatta zorlamak, aşama adlarının kimseye tam uymamasına yol açıyor.

Aşama adlarını da ekibin kullandığı dile yaklaştırıyoruz. Varsayılan adlar genel olduğu için herkes kendi yorumunu katıyor. Şirketin kendi sürecinden çıkan adlarda ise hangi kaydın nerede duracağı tartışması azalıyor.

Formlar, listeler ve iş akışları birbirine bağlı kuruluyor

HubSpot’ta bu üçü ayrı ekranlarda duruyor ama tek bir zincir oluşturuyor. Form hangi alanı hangi nesneye yazıyor, o alan hangi listeyi besliyor, o liste hangi iş akışını tetikliyor. Zincirin bir halkası sonradan değiştiğinde diğerleri sessizce yanlış çalışmaya başlıyor.

Kurulumda alan eşlemesini ve zinciri tek bir belgede tutuyoruz. Kişi eşleşmesinin e-posta üzerinden yapıldığını, e-postası olmayan kaydın farklı davrandığını ve aynı kişinin başka bir adresle döndüğünde yeni kayıt oluşturacağını baştan yazıyoruz.

Bir de plan meselesi var. Bazı otomasyon ve raporlama özellikleri aboneliğe bağlı. Kurulum yapılırken hangi parçanın hangi özelliğe dayandığını not ediyoruz, çünkü plan değiştiğinde ya da deneme süresi bittiğinde o parçalar çalışmayı bırakıyor ve genellikle kimse fark etmiyor. Mümkün olan yerde temel özelliklerle çözüm kuruyoruz.

Panelleri kurulumun sonunda değil, alan yapısı yazılırken tasarlıyoruz. Raporda görmek istediğiniz kırılım hangi alandan gelecekse o alan baştan tanımlanıyor. Sonradan eklenen alanlar geçmiş kayıtlarda boş kaldığı için rapor uzun süre yarım görünüyor.