Raporlama Otomasyonları
Rapor hazırlamak ayrı bir iş olmasın
Her ay aynı ekranlardan görüntü alınıyor, sayılar elle bir sunuma yazılıyor ve rapor hazır olduğunda veri çoktan eskimiş oluyor. Kaynakları tek yerde birleştirip kendiliğinden güncellenen raporlar kuruyoruz. Zaman sayı toplamaya değil, sayıyı yorumlamaya kalıyor.
- Kaynakların tek panelde birleşmesi
- Kendiliğinden güncellenen veri
- Düzenli otomatik gönderim
- Ortak metrik tanımları
Raporlama Otomasyonları
Raporlama Otomasyonları kapsamındaki hizmetler
CRM Rapor Otomasyonu
CRM verisini düzenli aktarıp birleşik raporu kendiliğinden güncellenir hale getirin.
Raporun sorunu veri değil, tanım
Çoğu şirkette veri zaten var. Sorun, aynı kelimenin farklı yerlerde farklı şeyi anlatması. Pazarlama “müşteri adayı” derken formu dolduran herkesi kastediyor, satış ise yalnız görüşmeye dönüşenleri. İki ekip aynı toplantıda iki farklı sayı söylüyor ve zaman raporu tartışmakla geçiyor.
Bu yüzden panel kurmadan önce tanımları yazıyoruz. Hangi olay dönüşüm sayılıyor, hangi kayıt müşteri adayı oluyor, maliyet hangi tarihe yazılıyor. Tanımlar netleştiğinde rapor kurmak teknik bir işe dönüşüyor; netleşmeden kurulan panel ise yalnızca yanlış anlaşılmayı hızlandırıyor.
Otomatik rapor, otomatik karar demek değil
Raporlamayı otomatikleştirmenin kazancı zaman. Ay sonunda ekran ekran dolaşıp sayı toplamak, bulunan sayıları sunuma yazmak ve bunu her ay tekrarlamak hem uzun sürüyor hem hata üretiyor. Bağlantılar kurulduğunda bu işin tamamı ortadan kalkıyor.
Ancak panel kararı kendisi vermiyor. Otomasyonun bittiği yer, birinin sayıya bakıp neden değiştiğini sorduğu yer. Kurulumu bu soruyu kolaylaştıracak biçimde yapıyoruz. Her grafiğin bir sorusu oluyor, karşılaştırma dönemi standart kalıyor ve açıklama gerektiren sapmalar görünür yerde duruyor.
Bağlantılar bakım ister
Reklam hesabının erişimi yenilenmediğinde, bir alan adı değiştiğinde ya da CRM’de yeni bir aşama açıldığında rapor sessizce eksik veri göstermeye başlıyor. Kurulumun parçası olarak veri akışını izleyen bir kontrol koyuyoruz; beklenen veri gelmediğinde sorumluya bildirim gidiyor.
Raporun kimin için hazırlandığı da en az veri kadar belirleyici. Yönetim toplantısında açılacak bir özet ile kampanyayı yöneten kişinin günlük baktığı ekran aynı şey değil. Birincisi az sayıda göstergeyle yön anlatıyor, ikincisi kırılım ve ayrıntı istiyor. İkisini tek ekranda birleştirmeye çalışmak çoğu kurulumda ikisini de kullanılmaz hale getiriyor.
Son olarak, her rapora bir sahip tanımlıyoruz. Sahibi olmayan panel bir süre sonra açılmıyor, çünkü sayılar değiştiğinde kimse açıklamakla yükümlü değil. Raporun hangi toplantıda açılacağı ve kimin yorumlayacağı belirlendiğinde, raporlama otomasyonu gerçekten karara dönüşüyor.
Nasıl çalışıyoruz?
Rapor ihtiyacının netleştirilmesi
Raporu kimin okuyacağını ve hangi kararı vermek için baktığını soruyoruz. Yönetim raporu ile kampanya raporu farklı sorulara cevap verir, ikisini tek ekranda toplamak ikisini de zayıflatır.
Metrik tanımları
Dönüşümün, müşteri adayının ve maliyetin ne anlama geldiğini yazılı hale getiriyoruz. Aynı kelimenin iki ekipte iki farklı şeyi anlatması raporlara duyulan güveni en hızlı bitiren şey.
Veri bağlantıları
Reklam hesapları, GA4, Search Console, CRM ve satış verisi rapor katmanına bağlanıyor. Bağlantısı olmayan kaynaklar için akış tabanlı aktarım kuruluyor.
Panel ve şablon kurulumu
Görünümleri okunacak biçimde kuruyoruz. Her grafiğin bir sorusu var, süs grafik konmuyor. Filtreler ve tarih karşılaştırmaları standart olarak tanımlanıyor.
Otomatik gönderim
Raporun kime, hangi gün ve hangi kanaldan gideceğini kuruyoruz. E-posta, Slack ya da paylaşılan dosya olarak düzenli aralıklarla iletilebiliyor.
Doğrulama ve bakım
Rapordaki sayıları kaynak ekranlarla karşılaştırıyoruz. Bağlantılar zamanla bozulabildiği için veri akmadığında uyarı veren bir kontrol de kuruluyor.
Raporlama Otomasyonları fiyatını neler belirler?
Veri kaynağı sayısı
Tek bir reklam hesabı mı bağlanacak, yoksa birden çok kanal, CRM ve e-ticaret verisi mi? Kaynak sayısı kurulumun ana etkeni.
Veri birleştirme ihtiyacı
Kanal raporlarını yan yana koymak ile reklam maliyetini gerçek satışla eşleştirmek farklı işler. İkincisi ortak bir kimlik alanı ve ek modelleme gerektirir.
Rapor ve görünüm sayısı
Yönetim, pazarlama ve satış için ayrı görünümler isteniyorsa her biri kendi tanımlarını ve testini getirir.
Güncelleme sıklığı
Günlük güncellenen bir panel ile aylık üretilen bir rapor aynı altyapıyı gerektirmez. Sık güncelleme veri saklama ve sorgu maliyetini artırabilir.
Bakım ve geliştirme
Bağlantıların izlenmesi, yeni kanal eklenmesi ve tanım değişikliklerinin işlenmesi devam edecekse ayrı planlanır.
Sıkça sorulan sorular
Hangi araçlarla rapor kuruyorsunuz?
Görselleştirme tarafında çoğunlukla Looker Studio, ara katmanda Google Sheets ve BigQuery, veri taşıma tarafında ise n8n, Make veya Zapier kullanıyoruz. Elinizde kullandığınız bir panel varsa onun üzerine de kurabiliyoruz.
Rapordaki sayılar reklam panelindekiyle neden farklı çıkıyor?
Her platform dönüşümü kendi kurallarıyla sayar. Atıf penceresi, tıklama ve görüntüleme temelli sayım ile zaman dilimi farkları sonucu değiştirir. Kurulumda hangi sayının hangi kaynaktan alındığını rapora not düşüyoruz, böylece fark tartışma konusu olmaktan çıkıyor.
Ekran görüntüsü toplamaya gerçekten son verilebilir mi?
Bağlantısı olan kaynaklarda evet. Bağlantısı olmayan bazı platformlarda veri elle ya da dosya aktarımıyla girmek gerekebiliyor. Bu durumda o adımı da olabildiğince kısaltıp geri kalanını otomatikleştiriyoruz.
Raporu yorumlayan da siz misiniz?
Kurulum ve yorum ayrı kapsamlar. Panelin kendisi sayıyı gösterir; isterseniz düzenli aralıklarla değişimin nedenini ve öneriyi yazdığımız bir okuma katmanı ekleyebiliriz.
Müşterilerimize rapor gönderen bir ajansız, bizim için de kurulabilir mi?
Evet. Çok hesaplı kurulumlarda şablon bir kez hazırlanıp her müşteri için çoğaltılabiliyor. Marka görünümü, erişim yetkileri ve gönderim takvimi hesap bazında ayarlanıyor.
Veriler nerede tutuluyor?
Raporlar çoğunlukla kaynağa canlı bağlanır, ek bir kopya tutulmaz. Sorgu maliyeti ya da geçmiş veri saklama ihtiyacı varsa ara bir depo kuruyoruz ve bu deponun sizin hesabınızda olmasına dikkat ediyoruz.
Panel bozulursa nasıl anlarız?
Veri akmadığında ya da beklenen aralığın dışına çıktığında uyarı gönderen bir kontrol kuruyoruz. Böylece boş grafik, toplantıda değil öncesinde fark ediliyor.
Raporlara kimler erişebilir?
Erişim seviyelerini birlikte belirliyoruz. Yönetim, ekip ve dış paydaşlar için ayrı görünümler ve yetkiler tanımlanabiliyor, paylaşılan bağlantılar sınırlandırılabiliyor.
Raporlama Otomasyonları için ilk adımı atalım
- 1Formu doldurun ya da bizi arayın
- 2Bir iş günü içinde ön görüşme planlayalım
- 3Size özel yol haritası ve teklif hazırlayalım