CRM Rapor Otomasyonu

CRM bugünü gösteriyor, dünü saklamıyor

CRM ekranları anlık durumu gösteriyor. Bir fırsat aşama değiştirdiğinde önceki hali kayboluyor, kapanan kayıt listeden çıkıyor ve geçen ayın hattının nasıl göründüğü bir daha üretilemiyor. Bu yüzden “geçen ay bu aşamada kaç fırsat vardı” sorusuna çoğu ekip cevap veremiyor.

Kurulumun temel parçası düzenli anlık görüntü kaydı. Belirlenen aralıklarla hattın o günkü hali ayrı bir yere yazılıyor ve orada kalıyor. Zamanla biriken bu kayıtlar eğilim analizini mümkün kılıyor: hangi aşamada bekleyen kayıt sayısı artıyor, kapanış süresi uzuyor mu, hangi dönemde hat inceliyor.

Hangi alanların fotoğraflanacağına baştan karar veriliyor, çünkü geriye dönük eklemek mümkün değil. Bugün gereksiz görünen bir alan, birkaç ay sonra sorulan bir soruda gerekli hale gelebiliyor. Bu yüzden kayıt kapsamını ihtiyaçtan biraz geniş tutuyoruz.

Anlık görüntülerin nerede saklanacağı da bir karar. Verinin CRM dışında, raporlamaya uygun bir yerde durması hem geçmişi korumayı hem diğer kaynaklarla birleştirmeyi kolaylaştırıyor.

Eşleştirme akışın en kırılgan yeri

Reklam harcamasını satış verisiyle birleştiren raporlarda zor kısım aktarım değil, iki tarafın aynı dili konuşması. Reklam tarafında kampanya adları, CRM tarafında kaynak alanları duruyor ve bu ikisi elle yazıldığı sürece eşleşme sürekli kopuyor.

Bu yüzden önce adlandırma standardı kuruyoruz. Kampanya, reklam grubu ve kaynak etiketleri sabit bir kalıba bağlanıyor, akış da eşleştirmeyi bu kalıba göre yapıyor. Standart yazılı olmadığında bir kişinin kampanya adını düzeltmesi raporu sessizce bozabiliyor.

Eşleşmeyen kayıtlar için ayrı bir liste tutuluyor. Bu listenin boş kalmaması normal, önemli olan büyümemesi. Listeyi düzenli kontrol etmek, yeni açılan bir kampanyanın standart dışında adlandırıldığını erkenden gösteriyor. Raporun altında da kapsanmayan kayıtların payı belirtiliyor, böylece okuyan kişi sayının neyi içerdiğini biliyor.

Aktarımın kendisi de izleniyor. Beklenen kayıt gelmediğinde ya da alan sayısı aniden değiştiğinde sorumluya bildirim gidiyor. Rapor sessizce eksik veriyle çalışmaya devam ettiğinde, yanlış olduğu ancak bir karar verildikten sonra anlaşılıyor.