CRM Veri Temizliği

Birleştirme geri alınamıyor, o yüzden eşleşme kuralı önce yazılıyor

İki kaydı birleştirmek kolay, ayırmak mümkün değil. Bu yüzden temizliğin en kritik adımı hangi kayıtların aynı sayılacağına karar vermek oluyor.

Kural tek bir alana dayanmıyor. E-posta adresi güçlü bir işaret ama ortak kullanılan kurum adresleri yanıltıyor. Telefon numarası ancak biçim farklılıkları giderildikten sonra kullanılabiliyor. Kişi adı tek başına yetersiz, şirket adıyla birlikte anlamlı hale geliyor.

Kuralı yazdıktan sonra tamamını otomatik uygulamıyoruz. Kesin eşleşenler toplu işleniyor, benzer ama emin olunamayan çiftler ayrı bir listeye düşüp insan kararına bırakılıyor. Bu liste genellikle sanılandan kısa çıkıyor ve üzerinde geçirilen zaman, yanlış birleştirilmiş bir müşteri kaydını sonradan çözmeye harcanacak zamandan az oluyor.

Birleştirmede hangi kaydın esas alınacağı ve çakışan alanlarda hangi değerin kalacağı da kurala bağlanıyor. Yedek alınmadan hiçbir toplu işlem başlatılmıyor.

Başlamadan önce bir durum raporu çıkarıyoruz. Kaç kaydın etkileneceği, hangi alanlara dokunulacağı ve işlemin hangi sırayla yapılacağı yazılıyor. Bu rapor onaylanmadan hiçbir toplu işlem başlatılmıyor.

Temizlik bir kez yapılır, bozulma sürekli

En sık gördüğümüz durum, temizliği tamamlanmış bir veritabanının birkaç ay içinde eski haline dönmesi. Çünkü kayıtları bozan şey geçmiş değil, günlük giriş alışkanlığı.

Temizliğin ardından giriş tarafına dokunuyoruz. Formlarda telefon ve e-posta biçimi gönderim anında düzenleniyor, serbest metin alanları seçim listelerine çevriliyor, zorunlu alanlar gerçekten karar verirken kullanılanlarla sınırlanıyor. Otomatik akışlardan gelen kayıtlarda aynı düzeltme tekrarlanıyor, çünkü bozulmanın büyük bölümü elle girişten değil bağlantılardan geliyor.

Bir de düzenli kontrol görünümü bırakıyoruz. Eksik alanlı kayıtlar, biçimi bozuk numaralar ve olası yeni çiftler bu görünümde toplanıyor. Aylık kısa bir bakış, aynı işi bir yıl sonra baştan yapmaktan çok daha az zaman alıyor. Sorumlusu belirlenmediğinde bu görünüm de açılmıyor, bu yüzden kontrolü bir kişiye bağlıyoruz.

Ekibin çalışmasını durdurmak da gerekmiyor. İşlemleri yoğunluğun düşük olduğu zamanlara alıyor ve tek seferde değil gruplar halinde ilerliyoruz. Böylece bir sorun çıktığında etkilenen kayıt sayısı sınırlı kalıyor.