CRM Kurulumu
Satış takibi tablolardan CRM'e taşınsın
Müşteri bilgileri ayrı tablolarda, teklifler e-posta arşivinde, takip tarihleri ise not defterlerinde duruyor. Basit bir soruya cevap vermek için üç yere birden bakmak gerekiyor. İlk kurulumu ekibin gerçekten kullanacağı kadar sade tutuyor, mevcut kayıtlarınızı temizleyerek aktarıyoruz.
- Sade başlayan alan yapısı
- Gerçek sürece uygun aşamalar
- Tablolardan temiz veri aktarımı
- İlk haftalarda kullanım takibi
Birlikte çalıştığımız markalar
CRM Kurulumu kimler için?
İlk kez CRM'e geçen şirketler
Satış bugüne kadar tablolarla yürüdü, ekip büyüdükçe takip edilemez hale geldi.
Birden fazla kişinin satış yaptığı ekipler
Kimin hangi müşteriyle görüştüğü ve son durumun ne olduğu ortak bir yerde görünmüyor.
Devir sorunu yaşayan işletmeler
Bir satışçı ayrıldığında müşteri geçmişi de gidiyor. Bilginin şirkette kalması gerekiyor.
Kurulumu denemiş ama yarıda bırakmış olanlar
Daha önce bir sistem açılmış, fazla karmaşık geldiği için kullanılmamış ve terk edilmiş.
Kapsam ve teslimatlar
Süreç şeması
İlk temastan kapanışa kadar geçilen adımların yazılı hali. Kurulumun dayandığı temel belge.
Pipeline kurulumu
Aşamaların tanımlanması, her aşamada ne olması gerektiğinin ve kaydın hangi koşulda ilerleyeceğinin belirlenmesi.
Alan yapısı
Zorunlu ve isteğe bağlı alanların belirlenmesi. Az sayıda alanla başlanıyor, ihtiyaç çıktıkça ekleniyor.
Kullanıcı ve yetki düzeni
Kimin hangi kaydı görebileceği, düzenleyebileceği ve silebileceği.
Veri aktarımı
Mevcut tabloların temizlenip sisteme yüklenmesi, mükerrer kayıtların birleştirilmesi.
Kullanım rehberi
Ekibin kendi başına ilerleyebileceği kısa bir kullanım dokümanı ve temel kurallar listesi.
Aşamalar satışçının yaptığına göre değil, müşterinin yaptığına göre yazılıyor
Pipeline kurulumlarında en sık görülen hata aşamaları içeriden bakarak adlandırmak. “Teklif gönderildi” aşaması satışçının yaptığı işi anlatıyor ve kaydın orada ne kadar kalacağı belirsiz kalıyor. Aynı kayıt aylarca aynı yerde durabiliyor.
Bunun yerine aşamayı müşteri tarafındaki bir olaya bağlıyoruz. Görüşme kabul edildi, ihtiyaç doğrulandı, teklif incelenip geri dönüldü, karar verici sürece dahil oldu. Her aşama için tek bir soru yazılı oluyor: bir sonraki aşamaya geçmek için karşı tarafta ne olmuş olmalı.
Tanım netleştiğinde iki şey düzeliyor. Ekipteki herkes kaydı aynı noktada ilerletiyor, dolayısıyla rapor karşılaştırılabilir hale geliyor. Bir de tıkanma görünür oluyor: kayıtların biriktiği aşama, sürecin gerçekten zorlandığı yeri gösteriyor. Aşama sayısını az tutuyoruz, çünkü uzun hatlarda ekip aradaki adımları atlıyor.
Kapanış tarafını da aynı titizlikle yazıyoruz. Kaybedilen kaydın hangi nedenle kapandığı ve tekrar açılıp açılamayacağı tanımlı değilse hat temizlenmiyor, açık görünen fırsat sayısı da gerçeği yansıtmıyor.
Aktarımda her satır taşınmıyor
Eski tablolardan CRM’e geçerken ilk refleks her şeyi taşımak oluyor. Bu, sistemi daha ilk gün kullanılmaz hale getiren en hızlı yol. Yıllardır dokunulmamış kayıtlar, iki kez girilmiş kişiler, geçersiz adresler ve kimin eklediği bilinmeyen satırlar aynı anda içeri giriyor, ekip sisteme girer girmez güvenini kaybediyor.
Aktarımdan önce bir ayıklama turu yapıyoruz. Hangi kayıtların aktif sayılacağı, hangilerinin arşive alınacağı ve hangilerinin hiç taşınmayacağı yazılıyor. Arşiv kayıtları siliniyor değil, ayrı bir yerde saklanıyor; birine sonradan ihtiyaç duyulursa geri getirilebiliyor.
Aktarım da tek seferde yapılmıyor. Önce küçük bir örnek grup taşınıp alan eşlemesi kontrol ediliyor. Telefon biçimleri, tarih alanları ve çoklu seçim alanları en sık bozulan yerler. Örnek doğru geldiğinde toplu aktarım yapılıyor ve öncesindeki hali yedek olarak saklanıyor.
İlk haftalarda eski tablonun bir süre daha açık kalmasına izin veriyoruz. Paralel kullanım, atlanan bir alan ya da eksik taşınan bir kayıt olduğunda geri dönüş imkânı bırakıyor. Süre sonunda tablo kapatılıyor, çünkü iki yerde tutulan kayıt kısa sürede ikisini de bozuyor.
Nasıl çalışıyoruz?
Sürecin yazılması
Satışın bugün nasıl yürüdüğünü ekiple birlikte yazıyoruz. İdeal süreci değil, gerçekten uygulanan süreci esas alıyoruz.
Araç seçimi
Kullanıcı sayısı, bütçe ve ihtiyaç duyulan bağlantılara göre uygun aracı belirliyoruz. İlk kurulumlarda sade ve öğrenmesi kolay araçlar genellikle daha uzun ömürlü oluyor.
Temel kurulum
Aşamalar, alanlar, kullanıcılar ve yetkiler kuruluyor. Bu adımda mümkün olan en az alanla başlıyoruz.
Veri hazırlığı ve aktarım
Tablolar temizleniyor, sütunlar eşleniyor ve önce küçük bir örnek yükleniyor. Örnek doğrulandıktan sonra tam aktarım yapılıyor.
Ekip devri
Gerçek kayıtlar üzerinden birlikte çalışıyoruz. Herkesin kendi rolünde bir kaydı baştan sona ilerletmesi hedefleniyor.
İlk haftaların takibi
Kullanımı izliyoruz. Boş kalan alanlar, atlanan aşamalar ve ekipten gelen geri bildirime göre kurulumu sadeleştiriyoruz.
Kullandığımız araçlar ve platformlar
- Pipedrive
- HubSpot
- Zoho
- Airtable
- Google Workspace
- Microsoft 365
- n8n
- Zapier
CRM Kurulumu fiyatını neler belirler?
Kullanıcı sayısı
Sisteme girecek kişi sayısı hem yetki yapısını hem eğitim kapsamını belirliyor.
Aktarılacak kayıt miktarı
Kaç kaydın taşınacağı ve verinin ne kadar dağınık olduğu aktarım süresini doğrudan etkiliyor.
Süreç sayısı
Tek bir satış hattı mı, yoksa farklı ürün ve ekipler için ayrı hatlar mı kurulacak?
Bağlantı ihtiyacı
Form, e-posta ve takvim bağlantılarının kurulum kapsamına girip girmeyeceği.
Eğitim kapsamı
Tek bir devir oturumu mu, yoksa rol bazlı ayrı eğitimler mi isteniyor?
Sıkça sorulan sorular
Hangi araçla başlamalıyız?
İlk kurulumlarda öğrenmesi kolay ve satış odaklı araçlar genellikle daha iyi sonuç veriyor. Pazarlama otomasyonu da gerekiyorsa daha geniş bir platform mantıklı olabiliyor. Kararı kullanıcı sayısı, bütçe ve bağlantı ihtiyacına bakarak birlikte veriyoruz.
Kaç alanla başlamalıyız?
Mümkün olan en az sayıda. Doldurulmayan alan hem ekibi yoruyor hem raporu bozuyor. Eksik bir alan sonradan eklenebiliyor, gereksiz alanı kaldırmak ise çok daha zor oluyor.
Tablolarımızdaki kayıtlar taşınabilir mi?
Evet. Aktarımdan önce sütunlar eşleniyor, mükerrer kayıtlar birleştiriliyor ve biçim hataları düzeltiliyor. İlk yükleme küçük bir örnekle deneniyor, doğrulandıktan sonra tamamı aktarılıyor.
Ekip kullanmazsa ne yapıyoruz?
En sık karşılaşılan sorun bu ve nedeni genellikle sistemin fazla karmaşık olması. Alan sayısını azaltmak, veri girişinin bir kısmını otomatikleştirmek ve ekibe işine yarayan bir görünüm hazırlamak kullanımı belirgin biçimde artırıyor.
Kurulum sırasında satış durur mu?
Durmuyor. Eski yöntem bir süre paralel devam ediyor. Yeni sistemde kayıtlar birikip doğrulandıktan sonra eski yöntem bırakılıyor.
Sonradan başka bir CRM'e geçebilir miyiz?
Geçebilirsiniz. Kurulumda veriyi dışa aktarmanın yolunu ve alan yapısını belgeliyoruz. Standart alanlarda kalmak, ileride geçişi kolaylaştırıyor.
Lisans ücretini kim ödüyor?
Abonelik sizin adınıza açılıyor ve doğrudan sağlayıcıya ödeniyor. Bizim ücretimiz kurulum, aktarım, eğitim ve belgeleme karşılığıdır.
Kurulum sonrası ne kadar destek veriyorsunuz?
İlk haftalarda kullanım takibi kurulumun parçası. Sonrasında düzenli destek isteyip istememek size kalıyor, ikisi de mümkün.
CRM Kurulumu için ilk adımı atalım
- 1Formu doldurun ya da bizi arayın
- 2Bir iş günü içinde ön görüşme planlayalım
- 3Size özel yol haritası ve teklif hazırlayalım