Zoho CRM Kurulumu

Alan açmak kolay, kaldırmak veri kaybı demek

Zoho’nun esnekliği kurulumun ilk haftalarında hızlı ilerlemeyi sağlıyor, sonra tersine dönüyor. Her ihtiyaç için yeni bir alan ya da modül açıldığında, birkaç ay sonra hangi alanın ne için kullanıldığını kimse hatırlamıyor. Alanı kaldırmak içindeki veriyi de götürüyor, bu yüzden çoğu ekip kullanılmayan alanları ekranda bırakıyor ve kayıt formu okunamaz hale geliyor.

Bunu iki kuralla önlüyoruz. Alan açma yetkisi belirli kişilerde duruyor ve her yeni alanın gerekçesi yazılıyor: bu alan hangi raporda ya da hangi otomasyonda kullanılacak. Karşılığı olmayan alan açılmıyor.

İkincisi, ihtiyaç doğduğunda önce mevcut yapının yetip yetmediğine bakılıyor. Çoğu durumda yeni bir modül yerine var olan modüle bir düzen eklemek yeterli oluyor. Modül eklemek veri modelini kalıcı olarak değiştiriyor ve geri dönüşü zahmetli.

Modül ve alan kararlarını tek bir belgede tutuyoruz. Hangi bilginin hangi modülde durduğu yazılı olduğunda yeni bir ihtiyaç geldiğinde tartışma hızlı bitiyor ve aynı bilgi ikinci bir yerde açılmıyor.

Yetki yapısı sonradan kurulamıyor

Rol ve veri paylaşım kuralları Zoho kurulumunun en çok ertelenen, en çok soruna yol açan bölümü. Herkesin her kaydı gördüğü bir yapıyla başlanıyor, sonra kısıtlama getirilmek istendiğinde ekip “kayıtlarımız silindi” diye bildirim açıyor. Aslında kayıt duruyor, görünmüyor.

Kurulumda önce soruyu yazıyoruz: bir satış temsilcisi kimin kaydını görecek, yöneticisi hangi seviyeye kadar erişecek, ekipler arası devirde kayıt kime geçecek ve dışarıdan çalışan biri hangi alanları göremeyecek. Cevaplar rol ağacına ve paylaşım kurallarına dönüşüyor.

Raporlar bu yapıdan doğrudan etkileniyor. Aynı raporu iki kişi açtığında farklı sayılar görebiliyor, çünkü erişimleri farklı. Bu davranışı bilerek kuruyor ve ekibe açıklıyoruz. Beklenmedik bir durum olarak yaşandığında ise raporun kendisine olan güven kayboluyor.

Diğer Zoho uygulamalarıyla bağ kurulacaksa aynı soru orada da geçerli. Aynı müşterinin farklı uygulamalarda ayrı kayıtlarla durmaması için eşleşme anahtarı ve hangi uygulamanın ana kaynak sayılacağı baştan belirleniyor.