CRM Entegrasyonu
Talep hangi kanaldan gelirse gelsin tek yerde toplansın
Talepler birden fazla kanaldan geliyor ama her biri farklı yerde birikiyor. Site formu bir posta kutusunda, mesajlar telefonda, siparişler mağaza panelinde duruyor. Bu kanalları CRM tarafına bağlıyor, alan eşlemesini kuruyor ve aynı kişinin tek bir kayıtta toplanmasını sağlıyoruz.
- Form ve mağaza bağlantısı
- Alan eşleme tablosu
- Mükerrer kayıt kontrolü
- İzin ve kaynak alanları
- Hata izleme kurulumu
Birlikte çalıştığımız markalar
CRM Entegrasyonu kimler için?
Çok kanaldan talep alanlar
Site, telefon, mesajlaşma ve pazaryeri gibi farklı kanallardan gelen talepleri tek yerde toplayamayan işletmeler.
Kayıt kaybeden ekipler
Bir posta kutusuna düşen talebin gözden kaçtığı ya da kimin ilgileneceği belirsiz kaldığı satış ekipleri.
Kaynak takibi yapamayanlar
Gelen müşterinin hangi kampanyadan ya da hangi kanaldan geldiğini CRM tarafında göremeyen pazarlama ekipleri.
Sistem değiştirenler
Yeni bir CRM'e geçen ve mevcut bağlantılarını yeniden kurması gereken şirketler.
Kapsam ve teslimatlar
Kaynak envanteri
Talebin hangi kanallardan geldiğinin listelenmesi, her kanalın hangi veriyi ürettiğinin ve nereye düştüğünün çıkarılması.
Alan eşleme tablosu
Her kaynaktaki alanın CRM tarafında hangi özelliğe karşılık geldiğini gösteren, format ve zorunluluk kurallarını da içeren belge.
Bağlantı kurulumu
Hazır entegrasyon, otomasyon aracı ya da doğrudan arayüz bağlantısıyla kanalların CRM ile konuşur hale getirilmesi.
Tekilleştirme kuralları
Aynı kişinin farklı kanallardan gelen kayıtlarının hangi ölçüte göre birleştirileceğinin tanımlanması ve mevcut mükerrer kayıtların temizlenmesi.
İzin ve kaynak alanları
Ticari ileti izninin, izin tarihinin ve kaydın geldiği kampanya bilgisinin CRM tarafında ayrı alanlarda tutulması.
Hata izleme
Bağlantının sessizce durmasını engelleyecek uyarı kurgusu, başarısız aktarımların kaydedilmesi ve düzenli kontrol listesi.
Veriyi taşımak yetmez, anlamını da taşımak gerekir
Entegrasyonların çoğu teknik olarak çalışıyor ama işe yaramıyor. Kayıt CRM’e düşüyor, ancak hangi kampanyadan geldiği yazmıyor, telefon numarası farklı formatta duruyor ve izin bilgisi hiç taşınmıyor. Sonuçta veri var, kullanılabilir bilgi yok.
Bu yüzden kurulumdan önce bir eşleme tablosu hazırlıyoruz. Her kaynaktaki her alanın CRM tarafında nereye yazılacağı, hangi formata çevrileceği ve boş geldiğinde ne yapılacağı bu tabloda yazılı oluyor. Kurulum bu belgeye göre yapıldığında hem test edilebilir hem de sonradan devredilebilir bir yapı çıkıyor.
Sessizce duran bağlantı en pahalı hata
Entegrasyonların en tehlikeli yanı arızalarını duyurmaması. Bir arayüz anahtarı süresi dolduğunda ya da karşı sistemde bir alan adı değiştiğinde aktarım durur. Kimse fark etmez, çünkü hata mesajı bir yere düşmez. Haftalar sonra talep sayısının azaldığı görülür ve nedeni aranır.
Bu yüzden kurulumun ayrılmaz parçası olarak uyarı kurgusu ekliyoruz. Başarısız aktarımlar kaydediliyor, belirlenen kişiye bildirim gidiyor ve düzenli kontrol için basit bir liste teslim ediliyor.
Nasıl çalışıyoruz?
Kanal ve veri envanteri
Talebin geldiği bütün kanalları ve her kanalın ürettiği veriyi çıkarıyoruz. Bu aşamada çoğu şirket kendi kanal sayısına şaşırıyor.
Eşleme tasarımı
Hangi alanın nereye yazılacağını, hangi değerlerin standartlaştırılacağını ve boş gelen alanlarda ne yapılacağını belirliyoruz.
Bağlantı kurulumu
Hazır entegrasyon varsa onu kullanıyor, yoksa otomasyon aracı ya da doğrudan arayüz bağlantısı kuruyoruz. Tercih, kalıcılık ve bakım kolaylığına göre yapılıyor.
Test
Her kanaldan örnek kayıt gönderip CRM tarafında doğru alanlara düştüğünü kontrol ediyoruz. Türkçe karakter, telefon formatı ve tarih biçimi burada sık sorun çıkarıyor.
Tekilleştirme ve temizlik
Mevcut mükerrer kayıtlar birleştiriliyor, geçersiz veriler ayıklanıyor. Bundan sonra gelen kayıtlar için kural devrede oluyor.
İzleme ve devir
Hata uyarıları kuruluyor, bağlantıların nasıl kontrol edileceği belgeleniyor. Kurulum sizin ekibinizin sürdürebileceği biçimde teslim ediliyor.
Kullandığımız araçlar ve platformlar
- Zapier
- Make
- HubSpot
- Mailchimp
- Shopify
- WooCommerce
- Google Tag Manager
- Google Sheets
CRM Entegrasyonu fiyatını neler belirler?
Kaynak sayısı
Bağlanacak kanal ve sistem sayısı doğrudan belirleyici. Her kaynak ayrı eşleme ve ayrı test gerektirir.
Hazır entegrasyon olup olmaması
Sistemler arasında resmi bir bağlantı varsa kurulum kısa sürer. Yoksa otomasyon aracı ya da özel geliştirme gerekir.
Veri temizliği ihtiyacı
Mevcut kayıtlarda mükerrerlik ve format bozukluğu ne kadar fazlaysa hazırlık o kadar uzar.
Otomasyon aracı maliyeti
Aylık işlem hacmine bağlı abonelikler ayrı bir kalemdir ve trafik arttıkça paket yükselir.
Özel geliştirme
Arayüz bağlantısı yazılması gereken durumlarda geliştirme ve bakım ayrı bir iş olarak planlanır.
Sonuçlar ve referanslar
Sıkça sorulan sorular
Hangi CRM'lerle çalışıyorsunuz?
Yaygın bulut tabanlı sistemlerle çalışabiliyoruz. Belirleyici olan CRM'in bir arayüz sunması ya da kullanılan otomasyon araçlarıyla uyumlu olması. Kapalı ve bağlantı sunmayan sistemlerde seçenekler sınırlı kalıyor, bunu baştan söylüyoruz.
Zapier gibi bir araç şart mı?
Değil. İki sistem arasında resmi bir entegrasyon varsa onu tercih ediyoruz, çünkü daha az kırılgan ve ek maliyeti yok. Otomasyon araçları ancak doğrudan bağlantı olmadığında devreye giriyor.
Mükerrer kayıtlar nasıl engelleniyor?
Bir tekilleştirme ölçütü belirliyoruz, genelde e-posta adresi ya da telefon numarası. Gelen kayıt mevcut bir kayıtla eşleşirse yenisi açılmıyor, var olan güncelleniyor. Geçmişteki mükerrerler ise kurulum sırasında birleştiriliyor.
KVKK açısından nelere dikkat ediyorsunuz?
İzin bilgisinin kaydın kendisiyle birlikte taşınmasına ve izin tarihinin ayrı bir alanda tutulmasına. Aktarılan verinin gerekli olanla sınırlı kalmasına da dikkat ediyoruz. Hukuki metinlerin son kontrolü sizin danışmanınızda kalıyor.
Bağlantı bozulursa haberimiz olur mu?
Bu yüzden hata izleme kuruyoruz. Başarısız aktarımlar kaydediliyor ve belirlenen kişiye uyarı gidiyor. Sessizce duran bir entegrasyon, hiç kurulmamış olmaktan daha zararlı olabiliyor.
Telefonla gelen talepleri de bağlayabilir miyiz?
Çağrı sisteminiz kayıt ve arayüz sunuyorsa bağlanabiliyor. Sunmuyorsa en azından çağrı sonrası kaydı hızlı açacak bir akış kuruyoruz. Amaç, telefon talebinin sistemin dışında kalmaması.
WhatsApp entegrasyonu mümkün mü?
İş uygulaması ve resmi arayüz üzerinden mümkün. Şablon onayı ve izin kuralları e-postadan farklı işliyor. Kurgu bu kısıtlar gözetilerek tasarlanıyor.
Kurulum sonrası bakım gerekiyor mu?
Gerekiyor. Bağlı sistemler güncellendiğinde alanlar değişebiliyor ve bağlantı kopabiliyor. Kontrol listesini teslim ediyoruz. İsterseniz düzenli bakım da üstlenebiliyoruz.
İlgili içerikler
Bu konuyu derinleştiren rehberler, terimler ve ücretsiz araçlar.
Rehber
Son Zamanların Popüler Pazarlama Sistemi Affiliate Marketing (Satış Ortaklığı) Nedir?
2 dk okuma
Rehber
Dijital Pazarlama Ajansı İşletmeler İçin Ne Yapar?
2 dk okuma
Rehber
3 dk okuma
CRM Entegrasyonu için ilk adımı atalım
- 1Formu doldurun ya da bizi arayın
- 2Bir iş günü içinde ön görüşme planlayalım
- 3Size özel yol haritası ve teklif hazırlayalım