Formdan CRM'e Otomasyon

Kaynak bilgisi form gönderilirken yakalanıyor, sonradan eklenemiyor

Bir kaydın nereden geldiği sorusu genellikle kayıt düştükten sonra soruluyor ve o noktada cevap yok. Kişinin hangi kampanyadan, hangi sayfadan ve hangi arama üzerinden geldiği yalnız form gönderilirken yakalanabiliyor.

Bu yüzden formlara gizli alanlar ekliyor ve bu alanları kaydın kendisiyle birlikte taşıyoruz. İlk gelişe ait bilgiyle son gelişe ait bilgiyi ayrı tutuyoruz, çünkü çoğu satış tek ziyarette kapanmıyor. Yalnız son temas yazılırsa ilk ilgiyi yaratan kanal görünmez oluyor ve bütçe kararı yanlış yere kayıyor.

Reklam platformlarının kendi form ürünlerinde bu bilgiler başka isimlerle geliyor. Her kanal için ayrı eşleme yazılıyor ve kampanya adlandırması bir standarda bağlanıyor. Adlandırma serbest bırakıldığında raporda aynı kampanya birkaç farklı satır olarak görünüyor.

Form alanlarını da bu sırada sadeleştiriyoruz. Doldurulması zor bir form daha az kayıt getiriyor, gelenlerin bir bölümü de baştan savma dolduruluyor. Hangi alanın gerçekten satış konuşmasında kullanıldığını sorarak ilerliyoruz.

Aktarım başarısız olduğunda kaydın nerede duracağı yazılı olmalı

Bu akışlarda asıl risk, bir talebin kimseye ulaşmadan kaybolması. CRM tarafında zorunlu bir alan boş geldiğinde, bağlantı yetkisinin süresi dolduğunda ya da sistem geçici olarak cevap vermediğinde kayıt sessizce düşebiliyor.

Kurduğumuz akışlarda ham kayıt önce ayrı bir yere yazılıyor, aktarım ondan sonra deneniyor. Aktarım başarısız olursa kayıt kaybolmuyor, bekleyenler listesinde kalıyor ve belirli aralıklarla yeniden deneniyor. Birkaç denemeden sonra hâlâ geçmiyorsa sorumluya bildirim gidiyor.

Spam tarafı da aynı mantıkla çalışıyor. Şüpheli kayıtları doğrudan silmiyoruz, ayrı bir alanda işaretleyip bekletiyoruz. Filtrelerin zaman zaman gerçek talepleri yakaladığını görüyoruz; silinmiş bir kaydı geri getirmek mümkün olmuyor, işaretlenmiş kaydı elle geçirmek ise mümkün.

Akışın çalıştığını bir de dışarıdan doğruluyoruz. Belirli aralıklarla test kaydı gönderiliyor ve CRM’e doğru alanlarla düşüp düşmediği kontrol ediliyor. Sessiz arızaları en hızlı yakalayan kontrol bu oluyor.