Gmail Otomasyonu

Sınıflandırma konu satırına değil, gönderene ve içeriğe bakıyor

Gelen kutusu kurallarının çoğu konu satırındaki bir kelimeye dayanıyor ve bu yüzden kısa sürede bozuluyor. Karşı taraf konuyu değiştiriyor, yanıt zinciri büyüyor ya da aynı kelime bambaşka bir bağlamda geçiyor.

Daha dayanıklı sınıflandırma birkaç işarete birden bakıyor: gönderenin alan adı, adresin kalıbı, ekin türü, mesajın hangi adrese gönderildiği ve gövdede belirli alanların bulunup bulunmadığı. Fatura, başvuru ve talep gibi kategoriler bu işaretlerin birleşimiyle ayrılıyor.

Kuralın yanlış çalıştığı durumları da hesaba katıyoruz. Sınıflandırılamayan mesajlar silinmiyor ya da gömülmüyor, ayrı bir etikette bekliyor ve düzenli olarak gözden geçiriliyor. Bu etiket aynı zamanda kuralların nerede eksik kaldığını gösteren en iyi kaynak oluyor.

Kuralların kimin adına çalıştığı da belirleniyor. Kişisel hesaplarda kurulan filtreler o kişi izne çıktığında görünmez oluyor. Ortak kutuda tanımlanan kurallar ise ekip için kalıcı bir düzen üretiyor ve devir sırasında kaybolmuyor.

Otomatik cevap yerine otomatik hazırlık

Gelen postaya otomatik cevap yazdırmak teknik olarak kolay ama çoğu şirket için doğru tercih değil. Yanlış bir cevabın maliyeti, cevap yazmaya harcanan zamandan büyük oluyor. Bu yüzden akışı gönderime değil hazırlığa kuruyoruz.

Mesaj geldiğinde konusu sınıflandırılıyor, ilgili kayıt bulunuyor ve uygun şablon üzerinden bir taslak hazırlanıyor. Taslak gelen kutusunda bekliyor. İnsan okuyor, düzeltiyor ve gönderiyor. Tekrar eden yazma işi ortadan kalkıyor, sorumluluk yerinde kalıyor.

Otomatik gönderim yalnız içeriği değişmeyen ve yanlış olma ihtimali bulunmayan mesajlarda kullanılıyor: talebin alındığı bilgisi, randevu hatırlatması, belge teslim onayı gibi. Ortak gelen kutularında bir de sahiplenme sorunu var. Mesaj bir kişiye atandığında bunun herkese görünür olması, iki kişinin aynı mesaja ayrı ayrı cevap yazmasını önlüyor.

Ek dosyalarda benzer bir düzen kuruyoruz. Belgeler ilgili klasöre, tarih ve gönderen bilgisini taşıyan bir adla kaydediliyor. Adlandırmanın kurala bağlanması, bir belgeyi aylar sonra aramayı da mümkün kılıyor.