Airtable Otomasyonu

Tablo düzeni değil, veri modeli kuruluyor

Airtable’a geçen ekiplerin çoğu mevcut elektronik tablolarını olduğu gibi taşımak istiyor. Bu taşıma çalışıyor gibi görünüyor ama aracın işe yaradığı yeri kaçırıyor. Asıl fark bağlantılı kayıtlarda: müşteri, proje, kişi ve fatura ayrı tablolarda durup birbirine bağlandığında aynı bilgi tek yerde tutuluyor.

Kurulumda en çok vakit alan karar, hangi bilginin kendi tablosunu hak ettiği. Aynı değer birden fazla satırda tekrar ediyorsa o bilgi büyük ihtimalle ayrı bir tabloda durmalı.

İkinci karar alan tipleri. Serbest metin her şeyi kabul ettiği için kolay geliyor, sonra filtre ve gruplama çalışmıyor çünkü aynı şey birkaç farklı yazımla girilmiş oluyor. Durum, kategori ve sorumlu gibi alanlar seçim listesine ya da bağlantıya dönüşüyor. Serbest metin yalnız gerçekten serbest olan açıklamalarda kalıyor.

Mevcut tablolardan taşınırken bir ayıklama da yapılıyor. Hesaplama için açılmış ara sütunlar, eski dönemlere ait kolonlar ve tek seferlik notlar taşınmıyor. Taban ne kadar sade kurulursa üzerine gelen görünüm ve otomasyonlar o kadar anlaşılır oluyor.

Otomasyonun taban içinde mi dışında mı kurulacağı ayrı bir karar

Airtable kendi otomasyon aracını taşıyor ve basit işler için yetiyor: bir alan değiştiğinde başka bir alanı güncellemek, kayıt eklendiğinde bildirim göndermek, belirli bir görünüme düşen kayıtları işaretlemek.

Sınıra üç yerde geliniyor. Çok adımlı ve koşullu dallanma gerektiren akışlarda, birden fazla dış sistemin devreye girdiği işlerde ve yoğun çalışan yüksek hacimli akışlarda. Bu durumlarda otomasyonu dışarıda kuruyoruz, taban veri tarafında kalıyor.

Ayrım şu soruya bağlanıyor: akış yalnız taban içindeki veriyi mi değiştiriyor, yoksa dışarıya bir iş mi yapıyor. İçeride kalan işler tabanda durduğunda bakımı kolay oluyor, çünkü tablo yapısını değiştiren kişi otomasyonu da aynı ekranda görüyor. Dışarı çıkan işlerde ise hata kaydı, yeniden deneme ve bildirim ihtiyacı doğuyor.

Bakım tarafında da bir ayrım var. Taban içi otomasyonların çalışma kayıtları sınırlı tutuluyor. Geçmişe dönük inceleme gerektiren akışları dışarıda kurmak, bir sorun çıktığında nedenini bulmayı hızlandırıyor.